PRIVACY POLICYプライバシーポリシー
個人情報及び特定個人情報保護方針
株式会社コーチングファームジャパン(以下「当社」といいます。)は、当社事業を行うに当たって、お客様、ご利用者並びに当社従業者の個人情報及び特定個人情報等を保護することは重大な社会的責任と認識しています。
そこで、当社は、以下の通り個人情報及び特定個人情報保護方針を定め、適正な取扱いの確保について全社を挙げて取り組むことを宣言いたします。
1. 個人情報及び特定個人情報等は、受託した業務並びに従業者の雇用・人事管理上必要 な範囲に限定して適切な手段で取得、提供します。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱い(目的外利用)を行わず、それを実現するための措置を講じます。
2. 個人情報及び特定個人情報等への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざ ん及び漏えいなどのリスクに関して教育、監査、改善を通して合理的な安全対策を講じ、個人情報及び特定個人情報保護体制を継続的に向上します。
3. 当社が保有する個人情報及び特定個人情報等に関して適用される法令及びその他の規 範を遵守します。
4. 当社は、個人情報及び特定個人情報等に関する質問及び苦情に、適切かつ迅速に対応いたします。
5. 社会的ニーズや個人の要望、あるいは最新のIT技術動向を踏まえ、個人情報及び特定個人情報保護体制を適時適切に見直しを図り、その改善を継続的に行います。
2021年2月26日制定
株式会社コーチングファームジャパン
代表取締役 石見幸三
個人情報及び特定個人情報等の取扱について
株式会社コーチングファームジャパンは、「個人情報及び特定個人情報保護方針」に基づき、当社が事業の用に供する個人情報及び特定個人情報等を次の通り取扱います。
第1条．定義
本ポリシーにおいて、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるとおりとします。
- (1) 「個人情報」 生存する個人に関する情報であって個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます。）第2条第1項に定める情報。
- (2) 「個人データ」 個人情報保護法第16条第1項に定める個人情報データベース等(例え ばパソコンやスマートフォンの住所録をいうがこれに限定されない。)を構築する個人情報。
- (3) 「特定個人情報」 マイナンバー(個人番号)をその内容に含む個人情報。
- (4) 「利用者情報」 ユーザーの識別に係る情報(個人情報)、通信サービス上の行動履歴、その他ユーザーのスマートフォン、PC等の端末においてユーザー又はユーザーの端末に関連して生成または蓄積された情報であって、本取扱に基づき当社が収集する情報。
第2条．個人情報及び特定個人情報等、個人関連情報の利用目的
1．当社が取扱う個人情報は、次の利用目的の範囲内で適正に取扱います。
【お客様の個人情報】 商品の発送のため、アフターサービスのためのご連絡、新商品・新たなサービスのご案内
【お取引先の個人情報】 お取引先への見積、発注書の発送
【採用応募者の個人情報】 採用選考のための面談についてのご連絡、採用選考の合否のご連絡
【従業員の個人情報】 人事労務管理(別途同意書にて明示)
【お問い合せで取得した個人情報】 お問い合せ対応のためのご連絡
【受託業務にて取得した個人情報】 受託業務における契約履行のため
2．当社が取扱う特定個人情報等は、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務の範囲内で適正に取り扱います。
第3条．個人情報及び特定個人情報等の第三者提供
1．当社は個人情報を下記各号に該当する場合を除き、第三者に開示又は提供いたしません。
- (1) ご本人の同意がある場合
- (2) 法令などで認められた場合
- (3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- (4) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- (5) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
- (6) 当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）
- (7) 当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（当該個人情報取扱事業者と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）
- (8) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）
2．当社が特定個人情報等を提供することができるのは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）第19条各号に当てはまる場合に限定し、それ以外で特定個人情報等の提供はいたしません。
第4条．委託先等の管理
当社は第2条で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報及び特定個人情報等を当社と契約を締結した委託会社に預託することがあります。委託会社に対しては、適切な取扱い、管理および保護を行わせ、第三者への開示・提供、および第2条の利用目的以外に利用することを禁止します。
第5条．個人情報保護の安全管理のために講じた措置
当社が個人情報保護の安全管理のために講じた措置は次のとおりです。
- (1) 基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、基本方針を策定しました。 - (2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及 びその任務等について個人データの取扱規程を策定しました。 - (3) 組織的安全管理措置
1．個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しました。
2．個人データの取扱状況について、定期的に内部監査を実施するとともに、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(個人情報保護委員会)を審査基準としたJAPHICマークの外部審査を受審しました。 - (4) 人的安全管理措置
1．個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修等を行います。
2．個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則等に盛り込みます。 - (5) 物理的安全管理措置
1．個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しました。
2．個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しました。 - (6) 技術的安全管理措置
1 アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しました。
2 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しました。
第6条．個人情報及び特定個人情報等のお問い合わせ、開示等の手続きについて
1.ご本人またはその代理人が、個人情報及び特定個人情報等に関して、利用目的の通知、開示、第三者提供記録、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）を要求される場合には誠実に対応いたします。
2.お問い合わせに際し、ご本人またはその代理人であるかを確認いたします。
3.ご本人または、その代理人としてのご本人確認が取れない場合は、お問い合わせ、開示等のご要望に応じられない場合があります。
4.ご本人またはその代理人からの開示等の請求は、合理的期間内に回答させていただきます。
5.具体的な開示等の手続の方法及びその費用を次のとおり定めます。
【開示等の手続きの方法】
- (1)第7条記載の窓口までメール、お電話、FAX又は郵便でご連絡ください。
- (2)当社指定の「個人情報開示等申請書」を送付いたしますので、必要事項をご記入ください。
- (3)当社所有の個人情報をもとに、本人確認させていただきます。
- (4)代理人からのお問合せの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させていただきます。
- (5)「個人情報開示等申請書」を郵送してください。
- (6)「個人情報開示等申請書」によりいただいた個人情報は、お問合せいただいたお客様との連絡及び本人確認に使用いたします。それ以外の目的では使用いたしません。いただいた書類は、開示等のお求めに対するご回答が終了した後、1年間保存し、その後破棄させていただきます。
＊特定個人情報の開示等の手続きについては、上記と同様としますが、番号法順守の観点から、開示可能かどうかの判断を特定個人情報保護管理者が行ったうえ開示いたします。
【「開示等の求め」に対する送料の負担と徴収方法】
「開示等の求め」を行う場合は、1回の申請ごとに、800円の送料をご負担いただきます。800円分の郵便切手を申請書類に同封ください。
第7条．個人情報及び特定個人情報等の開示等及び苦情・相談の窓口
当社の個人情報及び特定個人情報等の開示等及び苦情・相談の窓口は次のとおりです。
株式会社コーチングファームジャパン 個人情報相談窓口
E-Mail：info@coachingfarmjapan.com
電話：078-381-6433 (平日10:00～18:00)
FAX：078-381-6435
郵送：〒650-0025 兵庫県神戸市中央区4-3-4 シャルマン神戸駅前ビル502
第8条．認定個人情報保護団体について
当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である一般社団法人 JAPHICマーク認証機構の認定を受けた対象事業者です。したがいまして、当社の個人 情報取扱いに関して苦情、相談等がある場合には、一般社団法人JAPHICマーク認証機構でも対応いたします。
一般社団法人JAPHICマーク認証機構・個人情報相談センター
住所：〒103-0027 東京都中央区日本橋2丁目1-17 丹生ビル2階
電話：03-4363-0216 (平日10:30～12:00、13:00～17:30)
https://japhic.or.jp/office/info
※尚、当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございませんので、お間違いなきようご注意ください。
2021年2月26日（制定）
株式会社コーチングファームジャパン
代表取締役社長 石見幸三
〒650-0025 兵庫県神戸市相生町4-3-4 シャルマン神戸駅前ビル502
